Zen jest na czasie, Zen jest poszukiwane, ale czy można stworzyć skuteczną prezentację dzięki Zen? Owszem, można. Zen Prezentacji to wyjątkowy sposób podchodzenia do całości wystąpienia publicznego: przygotowań, porządkowania treści, projektowania slajdów, kontaktu z publicznością gdy zadane zostaną już wszystkie pytania. Ten wielowymiarowy system został opisany w książce Garra Reynoldsa pt. "Zen Prezentacji", wydanej przez Wydawnictwo Onepress w 2009 roku. My natomiast zwrócimy twoją uwagę na dokładnie sześć smaczków, szczególnie interesujących i przydatnych dla menedżerów w Polsce.

Smaczek tego tekstu to… nawyki prezentacyjne.

A właściwie - złe nawyki prezentacyjne. Na szczęście, to nie jest wina autorów: liderów, managerów, trenerów. A przynajmniej nie będzie to wina, jeśli wezmą się oni za te złe nawyki i uczciwie nad nimi popracują.

Temat to kontrowersyjny, bo z naszego rozeznania znakomita większość wystąpień dowolnego rodzaju obnaża złe nawyki ich autorów. Chodzimy regularnie na różne spotkania, seminaria, szkolenia, prezentacje, i przez większość czasu czujemy się ponuro i oglądamy przygnębiającą emocjonalną szarość tych wystąpień. Tak jakby prelegenci umówili się i starali dopasować do tego co się dzieje za oknem: wolno, nudno i boleśnie czuć każdą upływającą minutę. Za zbyt dużą ilość materiału w prezentacji jeszcze nikogo nie zwolniono, więc każdy pakuje do PowerPointa co tylko może i nie ma litości dla słuchaczy. A przecież seminaria, szkolenia i prezentacje powinny być eksplodować od emocji, powinny być przygodą, którą się pamięta przez długi, długi czas. Uczestnicy powinni stawiać udział w nich na równi z jazdą Porsche lub skokiem na bungee.

Prezentacje biznesowe w Polsce były traktowane po macoszemu. Standardem były slajdy pełne tekstu monotonnie przeczytywane przez prezentera. Standardem było wyświetlanie wykresów gęsto upstrzonych cyferkami wielkości najniższego rzędu literek na tablicy okulisty, szybkie przewijanie slajdów z komentarzem "to-bardzo-ciekawe-ale-nie-mam-już-na-to-czasu". Pospolite było wciskanie na brzegu slajdu wszystkich możliwych logotypów organizatora, prezentera, sponsora, patronów medialnych itd.) oraz wrzucanie animacji "bo takie fajne znalazłem w internecie".

Kilka tygodni temu uczestniczyliśmy w rozmowie z dyrektorem HR w polskim oddziale jednej z globalnych korporacji. Rozmowa dotyczyła przygotowania materiałów szkoleniowych dla sprzedawców. Rozmówca, niewątpliwy specjalista w swojej dziedzinie, stał na stanowisku, że ludzie uczą się najlepiej przez… notowanie słuchanego wykładu. I to nie do końca zwykłe notowanie, gdyż notować trzeba zaraz przy wydrukowanych slajdach.

Zakorzeniony nawyk, który kiedyś się może sprawdzał, ale w roku 2010 (przeskoczmy te półtora miesiąca) jest on równie aktualny jak polowanie na obiad przy użyciu procy, łuku lub oszczepu.

Czas powiedzieć STOP.

My mówimy stop.

Ty mówisz stop.

Mówiąc stop, odcinasz się od dotychczasowych złych nawyków. Pierwszy krok ku zmianom to zapomnienie o przeszłości. Potrzebne ci nowe nawyki prezentacyjne.

Skąd je brać?

Wyobraź sobie, że jesteś w Wielkiej Brytanii, Australii albo Japonii, gdzie obowiązuje ruch lewostronny. Siadasz za kierownicą samochodu i… Weź zabawkowe autko kiedy będziesz miał okazję bawić się z jakimś dzieckiem i zacznij jeździć „pod prąd”. Zobaczysz jak szybko ręka sama będzie ci się ustawiać na "właściwym" pasie czyli z prawej, tradycyjnej, kontynentalnej, europejskiej strony.

Mamy sporo znajomych, którzy przez jakiś czas przebywali w Wielkiej Brytanii, i którzy odważyli się tam prowadzić samochód. Powtarzali, że najgorzej było na pustej drodze. Dopóki jeździli razem z innymi, uczestniczyli w normalnym ruchu na ulicach, wszystko było w porządku. Ale gdy wjeżdżali w pustą ulicę lub wyjeżdżali za miasto, kiedy znikał wskaźnik odniesienia i zewnętrzny nakaz trzymania się nowych reguł, znikała też pewność siebie i wracały tradycyjne, kontynentalne odruchy.

No więc skąd brać nowe nawyki w kierowaniu samochodem i w tworzeniu prezentacji inspirujących jak jazda Ferrari?

Z treningu.

Jeśli faktycznie chcesz stać się lepszym mówcą, account managerem, specjalistą ds. sprzedaży lub dyrektorem, musisz od nowa ułożyć klocki, którymi bawiłeś się od dobrych kilku lat.

Zacznij stosować nową metodę przygotowywania prezentacji. Każde nowe wystąpienie stwórz od pustej kartki: znajdź inspirujący motyw przewodni dla całej prezentacji i wokół niego buduj opowieść. Dzięki temu unikniesz tworzenia potwora ze starych prezentacji i nikt nie będzie mówił do ciebie na korytarzu "dyrektor Frankenstein".

A na to wewnętrzny leń: ale to zajmie sporo czasu, takie robienie od nowa…

Przecież zawsze możesz próbować jeździć prawą stroną według kontynentalnej szkoły. Tylko kto da ci gwarancję, że nigdy nie trafisz do Wielkiej Brytanii?

Wewnętrzny leniu, zamilcz! Chcesz być inspirującym mówcą? Chcesz. To słuchaj dobrej wiadomości - robienie prezentacji od nowa zgodnie z podejściem Zen Prezentacji wcale nie zajmuje dużo czasu. Metoda jest szybka: znajdź obraz, fotografię lub symbol, które kojarzą ci się z tematem. Może to być dowolny przedmiot, nawet najprostszy i najbardziej opatrzony. Ostatnio widzieliśmy prezentację wspomagającą szkolenie z zakresu budowania wizerunku urzędu poprzez perswazyjne wystąpienia publiczne, którego motywem przewodnim spajającym wszystkie elementy graficzne była kartonowa teczka, taka jakich tysiące mieszka na biurkach w urzędach.

Kolejny przykład.

Prawnicy to specyficzni klienci, którzy mają ogromną wiedzę, ale rzadko mają okazję uczyć się inaczej niż poprzez wykład, czytanie i przepisywanie. Stąd prezentacje prawników zwykle są upstrzone znaczkami "§" jak samochody stojące pod topolą w środku lata. Prezentacja o której mówimy miała być przeprowadzona przed bardzo wymagającym klientem, dotyczyła zaś wprowadzenia nowej strategii zarządzania nieruchomościami w firmie. Prawnik-prezenter zgłosił się do nas na profesjonalne szkolenie z prezentacji na poziomie zaawansowanym.

W pierwszej wersji najpierw było trochę ustaw (przepisanych drobnym maczkiem) potem transparentne (!) napisy, trochę animowanych podpunktów, a na końcu tabela pokazująca spadek kosztów obsługi prawnej i administracyjnej po wprowadzeniu stopniowych opracowanych zmian. Autor solidnie pracował, przygotował trzydzieści kilka slajdów i nie było ani jednego, który dałby się zapamiętać.

Zaproponowaliśmy prawnikowi, żeby zrobił tę prezentację od nowa. O mało nie zemdlał.

W wersji poprawionej zgodnie z ideą Zen Prezentacji nie było tabelek ani napisów we wszystkich kolorach tęczy. Zapytaliśmy: co on jako słuchacz i klient chciałby sam zobaczyć, a co jest niezbędne do zapamiętania z tej prezentacji? Okazało się, że tak naprawdę chodzi o dwie rzeczy: że przy zmniejszeniu zatrudnienia można lepiej i taniej zarządzać nieruchomościami oraz że dzięki jego usługom klient nie będzie sam musiał zajmować się kwestiami prawnymi dotyczącymi nieruchomości. Proste? Zrozumiałe?

Jak sprawić, żeby klient to zapamiętał? Pozbyliśmy się 7 kolorów tekstu. Daliśmy proste, stonowane tło i wyraźną czcionkę. Zmniejszyliśmy liczbę znaków na każdym slajdzie i w najważniejszych miejscach dodaliśmy zdjęcia pasujące do koncepcji prezentacji.

Efekt był piorunujący. Prawnik-prezenter powiedział, że czuł się jakby robił prezentację po raz pierwszy w życiu. Było to miłe uczucie, szybko dodał, bo po raz pierwszy czuł, że to co pokazuje ma sens i da się to zapamiętać! Okazało się, że przygotowanie i prezentowanie może być niesamowitą frajdą.

Dlaczego w takim razie dotąd nikt w firmie, z której zgłosił się nasz prawnik prezenter nie robił prezentacji w ten sposób? Wiesz dlaczego –-bo takie były nawyki, których nikt do tej pory nie kwestionował. Jemu udało się je przełamać. Postanowił, że chce być inspirujący dla swoich klientów. Nie chciał jeździć prawą stroną, gdy słuchacze oczekiwali wystąpienia lewostronnego. Gdy osiągnął poziom Zen Prezentacji, już nigdy nie zniży się do prezentacyjnej tandety.

Zresztą nieważne. Ważne, że po szkoleniu z nami prawnik-prezenter potrafi przygotować wystąpienia o wiele ciekawsze dla słuchacza. Dla jego kariery znaczy to bardzo dużo, dla stanu konta - nawet więcej. Stał się prezentacyjną elitą i teraz ma świetną zabawę, gdy ogląda swoje stare prezentacje z okresu "przed profesjonalnego".